بداية، تنقسم رحلة المشتريات الحكومية إلى ثلاث مراحل محورية بناء على المهام والمسؤوليات المتعلقة باللوائح والسياسات وأي حكم محلي، وهم إنشاء وطرح الكراسة وبعد ذلك التقييم، ثم نقوم بالتنفيذ وأخيرا الإغلاق. وأثناء مرحلة التنفيذ والإغلاق يعمل المتعاقد على رفع الخطة التدريجية وكل التقارير الدورية، وفي النهاية التقرير الأخير خلال مرحلة تنفيذ العقد.
اهم المستندات المطلوبه للعقود
الخطة التدريجية
أولا، يلزم على المتعاقد عمل خطة للقيام بالخطة التدريجية للمحتوى المحلي الخاص بالجهة الحكومية طبقا للنموذج المتخصص لتلك البوابة الإلكترونية طبقا للمحتوى المحلي، وذلك خلال فترة زمنية مدتها شهرين من تاريخ ترسية العقد.كذلك يلزم أن يتم التوافق مع نسبة المحتوى المحلي التي تم استهدافها وذلك ينعكس مع التزام المتعاقد بها أثناء التقييم ومتاح ايضا تقييم اداء المتعاقد وشروط التقارير للشركات .
التقارير الدورية
بالنسبة للتقارير الدورية يلزم على المتعاقد أن يتم تقديم تقارير رسمية ودورية إلى الجهة الرسمية الحكومية. وذلك بصورة رسمية ومنتظمة وذلك طبقا للشروط والأحكام التابعة لوثائق المنافسة. كما يتم ذلك لمعرفة التقدم نحو عمل وتحقيق نسبة المحتوى المحلي التي تم استهدافها وهذا طبقا للنموذج الذي تم تخصيصه للبوابة الإلكترونية للمحتوى المحلي. كذلك تقوم الجهة الحكومية بمراقبة أداء المتعاقد وذلك عن طريق مدة العقد لعمل قياس ومدى الالتزام بالخطة التابعة لها.
التقرير النهائي
أما التقرير النهائي فيجب علي المتعاقد عمل تقديم معتمد ونهائي إلى الجهة الحكومية الرسمية. ويشتمل على نسبة المحتوى المحلي التي تم تحقيقها كما أن غرضه التأكد من أن يتم التطابق الكبير لنسبة المحتوى المحلي، وهذا طبقا للأحكام والشروط المرتبطة بوثائق المنافسة وايضا بكل سهوله داخل بيان الاعمال نوفر تقديم طلب الي مكتب التدقيق .
آلية إصدار التقرير واعتماده من الهيئة
بداية يتم عمل إصدار للتقارير مع المكتب الرسمي والمعتمد التابع للهيئة. ونقوم بإصدار التقرير في الأخير، وهذا بعد اعتماده من قبل الهيئة الرسمية الحكومية.
علاوة على ذلك من الشروط اللازمة أن تحصل على موافقة رسمية والتقرير النهائي الرسمي وهذا قبل تقديمها إلى الحكومة الرسمية. وذلك في حال أن وثائق المنافسة كما تقوم الهيئة بالرد على تلك التقارير التي يقوم بتقديمها خلال ١٥ يوما وذلك من تاريخ تقديمها.
كذلك، الهيئة تقوم بطلب تدقيق للتقرير الدوري وعمل طلب تدقيق للتقرير النهائي. ولذلك يلزم أن يكون هناك شروط لتدقيق التقرير في وثائق المنافسة الرسمية.
وفي النهاية، يمكن للمنشأة أن تقوم بإصدار شهادة المحتوى المحلي الرسمية والتقارير الدورية والنهائية. وبعد ذلك يتم تقديمه من خلال خدمة إصدار التقارير النهائية والرسمية.
مواعيد الاستحقاق والتسليم
آلية المحتوى المحلي على مستوى المنشأة الرسمية
في البداية لا نقوم بتقديم أي تقارير خلال أول ستة أشهر من بداية العقد، وبعدها في نهاية كل عام مالي تابع للمتعاقد. وأثناء العقود التي لا تقل عن سنة لا نقوم بتقديم أي تقارير دورية.
كذلك، نقوم بتقديم ومراجعة التقارير الدورية والنهائية على حد أقصى لمدة 7 أشهر وذلك بعد انتهاء السنة المالية. وبالنسبة لفترة استحقاق التقرير النهائي تكون السنة المالية للمتعاقد والتي تسبق آخر ونهاية العقد وفي النهاية يقوم بتقديمه في نفس الموعد.
آلية الحد الأدنى المطلوب على مستوى العقد
أما في آلية الحد الأدنى المطلوب على مستوى العقد. فيلزم أن يكون التقرير يشتمل على الفترة من أول العقد حتى فترة نهاية العقد التي يلزم فيها رفع تقارير دورية.
وبالنسبة لفترة الاستحقاق للتقرير النهائي تعتبر الفترة الأخيرة من العقد. وذلك ضمن تاريخ انتهاء العقد، وفي النهاية يتم تقديمه في موعد يكون بحد أقصى سبعة أشهر من إنهاء العقد.
آلية قياس الالتزام بالنسبة المستهدفة
أثناء التقارير الدورية يتم عمل قياس النسبة الرسمية الموجودة في التقرير. وذلك يتم مقارنته بالمقدمة الموجودة في الخطة الرسمية التي تكون نفس فترة القياس. بينما بالنسبة للتقرير النهائي نقوم بعمل قياس النسبة الرسمية الموجودة في التقارير والتي تم مقارنتها بالنسبة المستهدفة.
غرامات عدم الالتزام بالنسبة المستهدفة
في نهاية العقد تقوم الحكومة بتوقيع غرامة تصل إلى 10% من القيمة الأصلية للعقد. وذلك في حالة وجود أي فرق بين نسبة المحتوى المحلي التي تم تحقيقها ونسبة المحتوى المحلي التي تم استهدافها. وكذلك في حالة عدم تسليم آخر تقرير يتم حساب الغرامة طبقا للمعادلة الآتية:
حجم الغرامة المالية = الوزن الخاص بالمحتوى المحلي والشركات المدرجة داخل السوق المالية في التقييم المالي × نسبة الانحراف × قيمة العقد
نسبة الانحراف = نسبة المحتوى المحلي المستهدفة – نسبة المحتوى المحلي المحققة
مثال يوضح كيفية احتساب الغرامات
على سبيل المثال، النسبة المستهدفة 40%، والنسبة المحققة 26%، وأيضا العقد يقدر بـ455,000,000 ريال.
مقدار الانحراف = 40% – 26% = 14%
وفي النهاية، مقدار الغرامة = (40%) × (14%) × (455,000,000) = 25,480,000 ريال.
الحالات التي يتم فيها رفع الغرامة إلى الجهة
بالإضافة إلى الغرامة المالية تقوم الجهة الحكومية بالرفع إلى اللجنة المشكلة ضمن المادة (88) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية. في الحالات الآتية:
إذا لم يتم تسليم التقرير الأخير في الموعد المحدد.
في حالة ظهور فرق بين نسبة المحتوى المحلي التي تم تحقيقها والنسبة من المحتوى المحلي المستهدفة.
كذلك في حالة وجود تكرار وتجاوز الفرق بين نسبة المحتوى المحلي التي تم استهدافها فيما يتعدى 10% لمدة ثلاث عقود على التوالي. وإذا كانت لجهة حكومية أو الكثير من الجهات، وسواء أثناء حالة عدم تسليم آخر تقرير وذلك لمدة ثلاث سنوات على التوالي.
لجنة المادة 88 من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية
بداية اللجنة تقوم بتولي عملية النظر في مخالفات المتعاقد والمتنافسين. وطبقا لأحكام النظام يجب على اللجنة أن تقوم بإصدار قرار بمنع المخالف من التعامل مع الجهات الحكومية لمدة لا تزيد عن خمس سنوات. أو القيام بتخفيض التصنيف سواء كان موجودا أو لا.
ومن ناحية أخرى متاح للجنة بديلا عن تطبيق العقوبة التي هي المنع أن تقوم بفرض غرامة مالية صارمة وتكون بنسبة لا تتعدى 10%. ويجب أن تكون قرارات اللجنة منفذة من تاريخ الصدور كما يتاح التظلم أمام المحكمة الإدارية وذلك في مدة تكون خلال 60 يوما من تاريخ علمك بالقرار.
تقرير التزام المتعاقد بالمنتجات الوطنية لعقود التوريد
في عقود التوريد يجب على المتعاقد أن يقوم بتزويد الجهة الحكومية بتقرير نهائي وذلك خلال ثلاثين يوما من تاريخ انتهاء العقد. وكذلك يتضمن ما يثبت أن المنتجات تابعة للوطن وهذا طبقا لكل التعليمات التي تقوم الهيئة بإصدارها.
كذلك، تقوم الجهة الحكومية وذلك خلال مدة زمنية مقدارها عشرة أيام بعمل استلام التقرير الخاص بالمنتجات الوطنية، وذلك طبقا للوثائق التي يقوم المتعاقد بتقديمها. وإذا لم يتم أي رد خلال الفترة المحددة يتم تزويد الجهة الحكومية بنسخة من آخر تقرير تم رفعه على البوابة.
علاوة على ذلك تعمل الجهة الحكومية على تقييم أداء المتعاقد وذلك خلال فترة التزامه، وذلك طبقا للتقرير النهائي الذي قام المتعاقد بتقديمه. ويتم تضمين ذلك في نموذج تقييم أداء المتعاقدين.
وفي النهاية، يتم توقيع غرامة مالية تقدر بـ30% وذلك من قيمة المشتريات التي قام المتعاقد بالتقصير فيها. وذلك عند عدم تسليم التقرير الأخير في مدة أقصاها شهر من تاريخ نهاية العقد أو وجود فرق بين المنتجات المتعهد بها أو المتعاقد الرئيسي. لم يلتزم مع المقاولين وأن يقوم بمنح الأفضلية للمنتجات الوطنية.
طريقة تقديم طلب
يوجد ثلاث طرق لتقديم الطلب كالتالي:
- تقوم بتقديم الطلب بشكل مباشر إلى مكتب التدقيق ويقوم بإرسال الطلب إلى مكتب المراجعة. ليقوم بتعبئة البيانات عن طريق المكتب وهذا طبقا لمعلومات المنشأة.
- تعبئة نموذج جديد تقوم بتعبئة نموذج جديد عن طريق البوابة الرسمية للخدمات الإلكترونية مباشرة.
- تقوم بتحميل ملف إكسل لملء النموذج وتقوم بتحميل النموذج عن طريق قياس نسبة المحتوى المحلي والقيام بتعبئته. وبعد ذلك تقوم برفعه إلى بوابة الخدمات الإلكترونية.
تقرير التزام المتعاقد بمنتجات القائمة الإلزامية
بداية، تقرير الالتزام يتم تسليمه طبقا للنموذج المتخصص داخل موقع الهيئة، ويقوم المتعاقد بملء النموذج وذلك قبل انتهاء العقد. كما يفضل أن يقوم بتعبئة النموذج بشكل ربع سنوي حتى تضاف البيانات بطريقة صحيحة.
كذلك، يلزم على الجهة الحكومية القيام بمراجعة النموذج والقيام باعتماده والقيام بمشاركة نسخة من هذه التقارير مع المشتريات الحكومية وأيضا الهيئة التابعة للمحتوى المحلي.وذلك أثناء اعتمادها، ويتم أيضا الكشف والتحقق من أن البيانات مكتملة بشكل تام.
علاوة على ذلك، من الحقول التابعة للنموذج مثل اسم المنتج وبلد المنشأ، سواء كان وطنيا أو غير وطني. وأيضا ما هو نوع وثيقة إثبات المنتج الوطني، وسواء كان المنتج يتطلب أن يتم شراؤه وذلك عن طريق مصنع يمتلك شهادة المحتوى المحلي.
تقييم أداء المتعاقد
بالنسبة لتقييم أداء المتعاقد تقوم الجهة الحكومية بتولي مهمة تقييم أداء المتعاقد. وذلك بعد عملية اكتمال تنفيذ العقد وذلك عن طريق استخدام نموذج التقييم الخاص بأداء المتعاقدين. ولا نقوم بإظهار النتيجة إلا بعد أن يكون قرار التسليم بشكل نهائي. كما أن التقييم يتضمن مدى الالتزام بنسبة المحتوى المحلي التي تم استهدافها طبقا للتقرير النهائي الذي تم تقديمه.
شروط التقارير في الشركات التابعة للدولة
بداية يجب على المتعاقدين والمتنافسين أن يتم استخدام النماذج التابعة لقياس خط الأساس. وأيضا النسبة التي تم استهدافها، وكذلك التقارير الدورية للمحتوى المحلي التي تم اعتمادها عن طريق الهيئة كما يجب على الشركات توثيق والقيام بحفظ النماذج وذلك عند القيام بتسلمها من المتنافسين. والنماذج المقدمة تكون ورقية أو يمكن أن تكون إلكترونية حتى يتم حفظها وتوثيقها.
وفي النهاية يلزم على الشركات القيام بوضع آلية للقيام باستبعاد المتعاقدين المتكاسلين عن متطلبات المحتوى المحلي. وذلك طبقا للعقود المستقبلية وبعد تطبيق المتطلبات اللازمة للمحتوى المحلي. كما يجب على الشركات أن يتم تضمين سياستها كذلك العقود والغرامات التي تقوم بفرضها على المتعاقد داخل الشركة.
ابرز اسئلة تدقيق العقود
اسئلة العملاء حول تدقيق عقود المحتوي المحلي
لا كلا التقريرين مختلفين عن بعض وبشكل مبسط هما كالتالي:
التقرير الدوري: يعد النسبة التي وصلنا لها خلال فترة من عقد العقود المحتوي المحلي.
التقرير النهائي: بختصار هوه إجمالي النسبة النهائية الفعلية التي سوف تقدم للهئية طوال مدة العقد.
بالفعل يتم فحص كافة المستندات والعقود بالكامل وتجهيز تقرير خاص لكل عقد للوصول لاعلي نسبة ممكنة.
نعم وهذا شرط اساسي من خلال الهئية الحكومية وتقديم كافة التقارير والمستندات للمكتب والتعاون معه بشكل كامل وهذا توفره مكتب بيان الاعمال بشكل كامل.
لكل مستندات مدة في الانتهاء مختلفه عن الاخر حسب حجم العقود المقدمه من المنشأة، وتوفر المستندات المطلوبه ومطابقة النموذج مع السجلات المالية.
